Datenschutzinformation für Kunden und Interessenten

Hiermit informieren wir Sie gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Verantwortlichen und die Ihnen zustehenden Rechte:

Verantwortlich für die Datenverarbeitung

SW Software GmbH, Elly-Heuss-Knapp-Straße 5 63457 Hanau

E-Mail: info@lv-pilot.com

Zu welchen Zwecken werden Ihre Daten verarbeitet und wie lautet die Rechtsgrundlage?

Einwilligung

Gemäß Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. a) DSGVO verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie uns diese freiwillig für einen oder mehrere bestimmte Zwecke mitgeteilt haben. Bitte beachten Sie hierzu Ihr Widerrufsrecht (unter „Welche Rechte Sie als betroffene Person haben“).

Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen

Gemäß Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. b) DSGVO verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten als Kunde. Weitere Zwecke sind: Angebotserstellung, Gewährleistungsabwicklungen, Kundenbetreuung, Vertragsanbahnung, -abschluss, –durchführung, –abrechnung, –beendigung. Kreditoren- und Debitoren-Kunden-, Interessenten und Auftragsverwaltung, Kreditoren- und Debitoren-Buchhaltung, Kommunikation mit unseren Kunden und Interessenten. Einholung von Unternehmensinformationen, Daten der Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Wettbewerbs- und Brancheninformationen.

Gesetzliche Verpflichtungen

Gemäß Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. c) DSGVO verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, wenn wir hierzu rechtlich verpflichtet sind. Diese Verpflichtung kann sich aus einem Gesetz oder einer behördlichen oder gerichtlichen Anordnung ergeben. Darunter fallen insbesondere Compliancepflichten, datenschutzrechtliche Rechenschaftspflichten, Erfüllung von Betroffenenrechten aus Datenschutzrecht, handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.

Überwiegende berechtigte Interessen

Gemäß Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. f) DSGVO verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um unsere berechtigten Interessen zu wahren, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Bitte beachten Sie hierzu Ihr Widerspruchsrecht (unter „Welche Rechte haben Sie als betroffene Person?“).

Unsere berechtigten Interessen: Absatzförderung, Bonitäts- und Ausfallprüfungen, Direkt-werbung (siehe nachfolgend), Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, Gewährleistung der allgemeinen Sicherheit, der Gebäudesicherheit, der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, Maßnahmen zur Aufrechterhaltung und Steuerung des Geschäftsbetriebs, Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten, Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse und direkter Kundenansprache. Gewährleistung des Hausrechts. Um die Geschäftsbeziehung zu pflegen verarbeiten wir auch die beruflichen Kontaktdaten von Beschäftigten in Unternehmen.

Welche Datenkategorien werden verarbeitet?

Allgemein

Stammdaten, Kontaktdaten, Nutzungsdaten, Vertragsdaten, Rechnungsdaten

Besondere Kategorien personenbezogener Daten

keine

Woher stammen Ihre Daten?

Direkterhebung

Primär erheben wir Ihre personenbezogenen Daten bei Ihnen selbst.

Dritterhebung

In Einzelfällen erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten auch von den Empfängern der Daten (siehe unten) sowie aus öffentlich zugänglichen Quellen, wie z.B. Webseiten, Handels-, Unternehmens-, Adressregister und Bonitätsauskunfteien.

An welche Empfänger oder Empfängerkategorien werden Ihre Daten weitergegeben?

Interne Empfänger

Innerhalb unseres Unternehmens sind nur die Personen zugriffsberechtigt, die diese zur ordnungsgemäßen Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zwingend benötigen.

Auftragsverarbeiter

Verschiedene Unternehmensprozesse, die Ihre personenbezogenen Daten betreffen, lassen wir von sog. „Auftragsverarbeitern“ ausführen. Dies sind externe Dienstleister, die Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Zum Schutz Ihrer Daten haben wir mit diesen Unternehmen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO oder eine gleichwertige Vereinbarung geschlossen.

Dazu gehören insbesondere:

Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, https://www.hetzner.com/de/ (CRM / Kundenverwaltung)

HOSTINGER operations, UAB, Švitrigailos str. 34, Vilnius 03230 Litauen, https://www.hostinger.com/de (Transaktions- und Support-Mails)

Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin, Irland, https://stripe.com/de (Zahlungsdienstleister)

Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG, Rosenheim, https://www.agenda-software.de (Buchhaltung)

DocuSign International (EMEA) Limited, 5 Hanover Quay, Grand Canal Dock, Dublin 2, D02 VY79, Irland, https://www.docusign.com/de-de (elektronische Vertragsunterzeichnung)

Dritte

„Dritte“ sind Unternehmen, die nicht zu unserem Unternehmen gehören und Ihre personenbezogenen Daten weisungsfrei und eigenverantwortlich verarbeiten. Diese erhalten Ihre Daten, weil wir vertraglich oder gesetzlich dazu verpflichtet sind, Sie Ihre Einwilligung dazu gegeben oder wir ein überwiegend berechtigtes Interesse daran haben.

Dazu gehören insbesondere: Banken, Betroffene Personen, Gerichte, Geschäftspartner, Kunden, Lieferanten, Öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Aufsichtsbehörden, Finanzbehörden), Rechtsanwalt, Steuerberater, Strafverfolgungsbehörden, Versicherungen, Zahlungsdienstleister

Gemeinsam Verantwortliche

keine

In welche Drittländer oder an welche internationalen Organisationen werden die Daten übermittelt?Gibt es einen Angemessenheitsbeschlusses der Kommission?

Drittländer

keine

Internationale Organisationen

keine

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert und wann werden sie wieder gelöscht?

Einwilligung

Bei einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO werden die Daten so lange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Ihre Einwilligungserklärung speichern wir aus Gründen der Rechenschaftspflicht für 3 Jahre.

Vertrag

Bei vor- und vertraglichen Zwecken erfolgt die Aufbewahrung über das Vertragsende bis zum Ablauf relevanter Verjährungsfristen (z.B. 3 Jahre gemäß § 195 BGB bzw. bis zu 5 Jahre gemäß § 634a BGB) aus dem geschlossenen Vertrag, es sei denn, die Daten sind zu anderen Zwecken länger aufzubewahren.

Überwiegende berechtigte Interessen

Bei unserem überwiegenden berechtigten Interesse werden die Daten so lange gespeichert, bis die betroffene Person ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO ausübt, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Interessentendaten werden so lange gespeichert, wie anzunehmen ist, dass noch ein Interesse an einer Zusammenarbeit mit uns besteht. Gehen wir davon aus, dass kein Interesse mehr besteht, löschen wir die diese. Lieferanten- und Geschäftspartnerdaten speichern wir bis zum Widerspruch des Lieferanten bzw. des Geschäftspartners, es sei denn, die Daten sind zu anderen Zwecken länger aufzubewahren.

Gesetzliche Verpflichtungen

und Aufbewahrungspflichten

Bei bestehenden gesetzlichen Verpflichtungen werden die Daten so lange gespeichert, wie die Rechtsvorschrift dies vorsieht.

Bei uns obliegenden Aufbewahrungspflichten werden die betreffenden Dokumente bis zum Ablauf der einschlägigen gesetzlichen Vorschriften (z.B. 10 bzw. 6 Jahre gemäß §§ 140, 147 AO, § 257 HGB, § 22 UStG) aufbewahrt.

Sind Sie verpflichtet Ihre Daten bereitzustellen, und welche Folgen hat die Nichtbereitstellung?

Vertragliche Verpflichtung

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung benötigen wir von Ihnen die personenbezogenen Daten, die für die Aufnahme und die Durchführung einer Geschäftsbeziehung sowie die für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten gebraucht werden.

Gesetzliche Verpflichtung

Gesetzlich sind wir verpflichtet, Sie eindeutig zu identifizieren, unsere Geschäftsbeziehung mit Ihnen zu dokumentieren und ordnungsgemäß abzurechnen.

Folgen der Nichtbereitstellung

Stellen Sie uns Daten, die wir aus vertraglichen oder gesetzlichen Gründen benötigen, nicht zur Verfügung, können wir die Geschäftsbeziehung mit Ihnen nicht eingehen bzw. nicht länger fortsetzen.

Welche Rechte haben Sie als betroffene Person?

Auskunft

Gemäß Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten soweit keine gesetzliche Ausnahme vorliegt.

Berichtigung

Gemäß Art. 16 DSGVO haben Sie das Recht auf Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten, die bei uns verarbeitet werden.

Löschung

Gemäß Art. 17 DSGVO haben Sie das Recht auf Löschung Ihrer bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten soweit ein gesetzlich genannter Grund und keine gesetzliche Ausnahme vorliegt.

Einschränkung

Gemäß Art. 18 DSGVO haben Sie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei uns soweit ein gesetzlich genannter Grund vorliegt.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Gemäß Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinen-lesbaren Format zu erhalten, und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne unsere Behinderung zu übermitteln, sofern ein gesetzlich genannter Grund und keine gesetzliche Ausnahme vorliegt.

Widerspruch

Gemäß Art. 21 DSGVO haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die wir aufgrund unseres überwiegenden berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO), Widerspruch mit Wirkung für die Zukunft einzulegen. Ausnahmen ergeben sich aus Art. 21 Abs. 1 S. 2 DSGVO.

Widerspruch gegen Direktwerbung

Sie haben das Recht auf jederzeitigen Widerspruch gegen die Verwendung Ihrer Daten zu Zwecken der Direktwerbung, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Nach Zugang Ihres Widerspruchs bei uns werden wir Ihre personenbezogenen Daten künftig für diese Zwecke nicht mehr verarbeiten. Der Widerspruch sollte an die oben genannte Kontaktadresse des Verantwortlichen erklärt werden.

Widerruf

Gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu wider-rufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die Sie uns gegenüber vor Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, abgegeben haben. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Beschwerderecht

Gemäß Art. 77 DSGVO haben Sie unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, ihres Arbeits-platzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Sie können Sie unter anderem wenden an:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und InformationsfreiheitPostfach 3163, 65021 Wiesbadenhttps://datenschutz.hessen.de

Telefon: 0611 – 1408-0

Rechtsbehelf

Gemäß Art. 79 DSGVO haben Sie unbeschadet eines verfügbaren verwaltungsrechtlichen oder außergerichtlichen Rechtsbehelfs einschließlich des Rechts auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Artikel 77 das Recht auf einen wirksamen gerichtlichen Rechtsbehelf, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Ihnen aufgrund der DSGVO zustehenden Rechte infolge einer nicht im Einklang mit dieser Verordnung stehenden Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten verletzt wurden.