Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

SW Software GmbH
vertreten durch den Geschäftsführer Stefan Werner
Elly-Heuss-Knapp-Straße 5
63457 Hanau, Deutschland
E-Mail: info@lv-pilot.com

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht vorgeschrieben und wurde nicht bestellt. Für Anliegen rund um den Datenschutz nutzen Sie bitte die oben genannten Kontaktdaten.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Plattform sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Als Rechtsgrundlage dienen je nach Verarbeitung: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), die Erfüllung einer rechtlichen Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder unsere berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Plattform wird bei der Hetzner Online GmbH (Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) auf Servern in Deutschland betrieben. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Bei jedem Aufruf erhebt der Server automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt, und speichert sie in Server-Logfiles: gekürzte oder vollständige IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, abgerufene Ressource, übertragene Datenmenge, Statuscode, die zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie Browser- und Betriebssystem-Angaben. Zweck ist die technische Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Plattform. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nach 14 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

4. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Unsere Plattform nutzt aus Sicherheitsgründen eine TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ in der Adresszeile und am Schloss-Symbol Ihres Browsers.

5. Lokale Speicherung im Browser (kein Tracking)

Nach Ihrer Anmeldung speichern wir ein Anmelde-Token sowie grundlegende Profildaten (z. B. Name, E-Mail, Rolle) im lokalen Speicher (localStorage) Ihres Browsers (Schlüssel „lvproc.token“ und „lvproc.user“). Dies ist technisch erforderlich, um Sie während Ihrer Sitzung angemeldet zu halten, und damit unbedingt erforderlich im Sinne des § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG — eine Einwilligung ist hierfür nicht nötig.

Auf den öffentlichen Seiten speichern wir Ihre Auswahl im Cookie-Banner — je Dienst, mit Zeitpunkt und Fassung des Banners — im localStorage (Schlüssel „lvp-consent-v2“), damit das Banner nicht bei jedem Aufruf erneut erscheint und wir Ihre Einwilligung nachweisen können. Außerdem merken wir uns für die Dauer der Browsersitzung im sessionStorage (Schlüssel „lvp-herkunft“), wie Sie zu uns gekommen sind: die Kampagnen-Angaben aus der Adresse einer Anzeige (z. B. Quelle, Kampagne, Suchbegriff, Gerätetyp) oder, falls keine vorhanden sind, die Domain der verweisenden Website, sowie die Seite, auf der Sie eingestiegen sind. Diese Angabe verlässt Ihren Browser nur, wenn Sie eines unserer Formulare absenden (Ziffer 9a), und wird beim Schließen des Browserfensters gelöscht.

Innerhalb der Plattform (nach der Anmeldung) setzen wir keine Analyse- oder Tracking-Cookies ein, betreiben kein Profiling und binden keine Werbe-Netzwerke ein. Dort gibt es deshalb kein Cookie-Banner.

5a. Messung des Anzeigenerfolgs und Werbung (nur mit Einwilligung)

Auf den öffentlichen Seiten (allen Seiten außerhalb der angemeldeten Plattform) fragen wir über ein Banner, ob wir die unten genannten Dienste einsetzen dürfen. Sie entscheiden für jeden Dienst einzeln. Ohne Ihre Einwilligung wird keiner dieser Dienste geladen und kein entsprechendes Cookie gesetzt; die Website funktioniert vollständig. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

• Google Ads (Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland): Messung, ob eine Anzeige zu einer Testzugang-Anfrage geführt hat (Conversion-Messung). Dazu übermitteln wir einzelne Bedienereignisse auf der Website an Google, etwa den Klick auf „Demo buchen“, den Start des Erklärvideos, die Nutzung des Rechners oder der KI-Probe. Personalisierte Werbung, Remarketing-Listen und Google Signals sind abgeschaltet. Cookies: _gcl_au, _gcl_aw, Speicherdauer bis zu 90 Tage.
• Meta-Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland): Messung, ob eine Anzeige auf Facebook oder Instagram zu einem Besuch oder einer Testzugang-Anfrage geführt hat, und Ausspielung von Werbung an Besucher dieser Website auf Facebook und Instagram (benutzerdefinierte Zielgruppen). Übermittelt werden der Seitenaufruf und die Testzugang-Anfrage (Ereignis „Lead“) mit technischen Angaben Ihres Browsers (z. B. IP-Adresse, Browser-Kennung, aufgerufene Seite). Automatisch erfasste Ereignisse und der erweiterte Abgleich (Advanced Matching) sind abgeschaltet. Cookies: _fbp, _fbc, Speicherdauer bis zu 90 Tage.

Gemeinsame Verantwortlichkeit mit Meta: Für die Erhebung der Daten auf unserer Website und ihre Übermittlung an Meta sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Wir haben dazu mit Meta eine Vereinbarung geschlossen (Nachtrag für Verantwortliche, https://www.facebook.com/legal/controller_addendum). Meta ist danach für die Erfüllung Ihrer Betroffenenrechte hinsichtlich der von Meta weiterverarbeiteten Daten zuständig; Sie können Ihre Rechte auch uns gegenüber geltend machen. Die weitere Verarbeitung bei Meta erfolgt in alleiniger Verantwortung von Meta (https://www.facebook.com/privacy/policy).

Bei diesen Diensten können Daten in die USA übermittelt werden (an die Google LLC bzw. die Meta Platforms, Inc.). Diese Unternehmen sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit — auch für einzelne Dienste — über „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich der Website mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; der Dienst wird dann beendet und seine Cookies werden gelöscht.

6. Nutzerkonto und Anmeldung

Für die Nutzung der Plattform ist ein Nutzerkonto erforderlich. Dabei verarbeiten wir: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Ihre Rolle und die Zuordnung zu Ihrem Unternehmen (Mandant) sowie — sofern Sie ein lokales Passwort verwenden — Ihr Passwort ausschließlich als kryptografischen Hash. Zweck ist die Bereitstellung und Verwaltung des Zugangs. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

7. KI-gestützte Verarbeitung über OpenAI — Übermittlung in die USA

Bei Nutzung der KI-Funktionen der Plattform, nutzen wir die Programmierschnittstelle (API) von OpenAI, um Positionen aus Leistungsverzeichnissen zu erkennen und auf Gewerk-Ebene zu klassifizieren, um PDF- und gescannte Leistungsverzeichnisse auszulesen, um zu Positionen passende Artikel, Einkaufspreise aus hinterlegten Katalogen und Lohnzeiten vorzuschlagen (KI-Vorkalkulation und KI-Artikelsuche), um Lieferantenangebote im PDF-Format auszuwerten (einschließlich eingescannter PDFs mittels Bild- bzw. Vision-Verarbeitung) und unsichere Zuordnungen darin zu prüfen sowie für einen Assistenten zur Bedienung der Plattform. Dabei werden die jeweils betroffenen Inhalte — etwa Texte aus dem Leistungsverzeichnis, Positionsbeschreibungen, Artikeldaten aus Katalogen und hochgeladene Angebotsdokumente — an OpenAI übermittelt und dort verarbeitet.

Anbieter ist die OpenAI Ireland Ltd. (1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Irland); die Verarbeitung erfolgt auch durch die OpenAI, L.L.C. und mit ihr verbundene Unternehmen in den USA. Es findet damit eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland (USA) statt. Grundlage hierfür ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Data Processing Addendum) einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Nach den Nutzungsbedingungen für die OpenAI-API werden über die Schnittstelle übermittelte Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet.

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Angebotsbearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ergebnisse der KI sind stets Vorschläge mit Angabe von Sicherheit und Begründung; die inhaltliche Entscheidung trifft immer ein Mensch.

8. Verarbeitung Ihrer Projekt- und Geschäftsdaten in der Plattform (Auftragsverarbeitung)

Im Rahmen der Nutzung verarbeiten Sie in der Plattform eigene Geschäftsdaten, insbesondere Leistungsverzeichnisse, Lieferanten-Stammdaten (einschließlich Ansprechpartnern mit Name, E-Mail und Telefon), hochgeladene Dateien sowie Preis- und Kalkulationsdaten. Soweit darin personenbezogene Daten Dritter enthalten sind — etwa Ansprechpartner Ihrer Lieferanten —, verarbeiten wir diese ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen.

Für diese Daten sind Sie der Verantwortliche und wir der Auftragsverarbeiter. Grundlage ist ein gesondert mit Ihnen geschlossener Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

9. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, über ein Formular unserer Website oder per Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Daten löschen wir, sobald Ihr Anliegen abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

9a. Testzugang und Rückruf-Bitte

Wenn Sie über unsere Website einen kostenlosen Testzugang anfordern, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Firma, Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse und – freiwillig – Ihre Telefonnummer. Wir legen damit einen Testzugang mit einem Beispielprojekt an, senden Ihnen die Zugangsdaten per E-Mail und erhalten selbst eine Benachrichtigung mit Ihren Angaben. Bitten Sie über das Formular um einen Rückruf oder schreiben uns, erhalten wir Ihren Namen, Ihre Firma, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre Nachricht per E-Mail.

Mit dem Formular übermitteln wir die Herkunftsangabe aus Ziffer 5 (z. B. „google/cpc · Keyword … · mobile · Landung /start“). So erkennen wir, welche Anzeigen und Seiten zu Anfragen führen.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für die Herkunftsangabe unser berechtigtes Interesse an der Erfolgsmessung unserer Werbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der Testzugang endet nach 14 Tagen. Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir den Testzugang und die zugehörigen Daten 30 Tage nach seinem Ende; Benachrichtigungen und Rückruf-Bitten löschen wir wie in Ziffer 9 beschrieben. Empfänger sind Hetzner (Betrieb) und Hostinger (E-Mail-Versand und Postfach), siehe Ziffer 11.

9b. Demo-Termin (Microsoft Bookings und Microsoft Teams)

Einen Termin für eine Online-Vorführung buchen Sie über Microsoft Bookings; der Knopf „Demo buchen“ öffnet dafür eine Seite von Microsoft. Dabei verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den gewählten Termin und Ihre freiwilligen Angaben (z. B. Telefonnummer, Anmerkung). Die Vorführung findet über Microsoft Teams statt; dort werden Ihr angezeigter Name und – soweit Sie sie einschalten – Ton und Bild verarbeitet. Wir zeichnen die Vorführung nicht auf.

Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Ltd. (One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland), mit der ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht. Eine Übermittlung in die USA an die Microsoft Corporation ist möglich; diese ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Buchungsdaten löschen wir 6 Monate nach dem Termin, sofern kein Vertrag zustande kommt.

9c. KI-Probe auf der Startseite

Auf der Startseite können Sie ohne Anmeldung ausprobieren, wie LV Pilot zu einem Positionstext passende Artikel vorschlägt. Dazu geben Sie einen Text ein oder laden ein Bild bzw. eine PDF-Seite hoch. Ihre Eingabe wird zur Erzeugung des Vorschlags an OpenAI übermittelt (Ziffer 7, Übermittlung in die USA siehe Ziffer 12) und nur für die Dauer der Verarbeitung zwischengespeichert. Zum Schutz vor Missbrauch verarbeiten wir Ihre IP-Adresse höchstens 10 Minuten (Zähler gegen Überlastung). Bitte geben Sie keine personenbezogenen Daten ein. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, unser Produkt vorzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

10. Direktansprache von Interessenten (Art. 14 DSGVO)

Zur Gewinnung neuer Geschäftskunden sprechen wir potenzielle Interessenten gezielt an. Hierfür verarbeiten wir geschäftliche Kontaktdaten wie Name, Funktion bzw. Rolle, Unternehmen, geschäftliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie Angaben aus beruflichen Profilen.

Datenquellen: öffentlich zugängliche Quellen wie Unternehmenswebsites, Branchen- und Fachverzeichnisse, berufliche Netzwerke sowie öffentliche Register.

Zweck: Kontaktaufnahme und Vorstellung unseres Produkts (Direktwerbung im B2B-Bereich).

Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an der Eigenwerbung gegenüber Unternehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine elektronische Ansprache per E-Mail erfolgt nur, soweit uns hierfür eine Einwilligung vorliegt.

Empfänger: als Auftragsverarbeiter: Hetzner Online GmbH (Speicherung auf unserem Server in Deutschland) und GitHub, Inc. (Kopie in einem privaten Repository, USA).

Speicherdauer: bis der Zweck entfällt oder Sie der Verarbeitung widersprechen.

Ihr Widerspruchsrecht: Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken der Direktwerbung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 DSGVO). Eine formlose Nachricht an die oben genannten Kontaktdaten genügt. Nach Ihrem Widerspruch werden Ihre Daten für diesen Zweck nicht mehr verarbeitet.

11. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur in dem hier beschriebenen Umfang. Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen jeweils ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht:

• Hetzner Online GmbH — Betrieb von Server und Datenbank sowie Speicherung der Kontaktdaten zur Direktansprache (Deutschland).
• OpenAI Ireland Ltd. (Dublin, Irland; Verarbeitung auch in den USA) — KI-gestützte Auswertung von Leistungsverzeichnissen und Angebotsdokumenten, KI-Vorkalkulation, KI-Probe und Assistent.
• HOSTINGER operations, UAB (Švitrigailos str. 34, 03230 Vilnius, Litauen) — E-Mail-Postfächer sowie Versand von System- und Lieferanten-E-Mails (SMTP, EU).
• Microsoft Ireland Operations Ltd. (One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland) — Terminbuchung (Microsoft Bookings) und Online-Vorführung (Microsoft Teams).
• GitHub, Inc. (88 Colin P. Kelly Jr. Street, San Francisco, USA) — Ablage unseres Programmcodes und der Kontaktliste zur Direktansprache in einem privaten Repository.
• Stripe Payments Europe, Ltd. (1 Grand Canal Street Lower, Dublin, Irland) — Zahlungsdienstleister für Abonnements und Rechnungen.
• DocuSign International (EMEA) Limited (5 Hanover Quay, Dublin 2, Irland) — elektronische Vertragsunterzeichnung.
• Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG (Rosenheim) — Buchhaltung und Rechnungswesen.

Für Kunden und Interessenten der SW Software GmbH gilt ergänzend unsere Datenschutzinformation für Kunden (Vertrags-, Stamm- und Rechnungsdaten, Speicherdauern, Betroffenenrechte).

12. Übermittlung in Drittländer

Im Zusammenhang mit den unter Ziffer 7 und 9c genannten Diensten (OpenAI) sowie dem unter Ziffer 10 genannten Dienst (GitHub) kann es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in die USA kommen. Wir stützen diese Übermittlung auf die EU-Standardvertragsklauseln bzw., soweit der Empfänger zertifiziert ist, auf das EU-US Data Privacy Framework. In den USA besteht trotz dieser Garantien kein dem europäischen Recht vollständig entsprechendes Datenschutzniveau; insbesondere können Behörden unter bestimmten Voraussetzungen Zugriff auf Daten erhalten.

Bei Google und Meta (Ziffer 5a) sowie Microsoft (Ziffer 9b) ist ebenfalls eine Übermittlung in die USA möglich. Die Google LLC, die Meta Platforms, Inc. und die Microsoft Corporation sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

13. Speicherdauer

Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Daten Ihres Nutzerkontos speichern wir für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Darüber hinaus bewahren wir Daten auf, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere handels- und steuerrechtlich, in der Regel 6 bis 10 Jahre) bestehen. Nach Wegfall des Zwecks und Ablauf etwaiger Fristen werden die Daten gelöscht.

14. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
• Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.

15. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden.

16. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten zu schützen. Dazu zählen insbesondere die TLS-Verschlüsselung der Übertragung, die Speicherung von Passwörtern ausschließlich als bcrypt-Hash, die verschlüsselte Speicherung von Postfach-Passwörtern, die mandantengetrennte Speicherung der Daten sowie eine Beschränkung der Zugriffe auf das erforderliche Maß.

17. Bereitstellung der Daten — erforderlich?

Die Bereitstellung der für das Nutzerkonto und die Vertragserfüllung erforderlichen Daten ist notwendig, um die Plattform nutzen zu können. Ohne diese Daten können wir Ihnen den Zugang und die Leistungen nicht bereitstellen.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der Rechtslage oder unserer Plattform dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte aktuelle Fassung.

Stand: Oktober 2026